Flip Chart: Priorisierung

Häufig geht es um das Thema der Priorisierung. In einem Meeting, einem Workshop oder in einer Retrospektive hat man Themen/Punkte gesammelt, die ein einem nächste Prozessschritt zu priorisieren sind. Es gibt zahlreiche Methoden, die einen Moderator helfen, zielgerichtet eine Priorisierung durchzuführen. Doch auf diese ich hier nicht eingehen. Inhalt dieses Artikels ist die Darstellung der priorisierten Ideen auf einer Flip Chart und die Möglichkeit, diese Priorisierung ad hoc ändern zu können/zu wollen.

Als Beispiel dient eine Situation aus meinem Arbeitsalltag, bei der es darum ging, am Ende vier Ideen zu definieren, die im Anschluss an das Meeting in einen nächste Prozessschritt überführt werden sollen. Die Teilnehmer hatten im Vorfeld zu dem Meeting die Ideen bereits priorisiert, sodass es schon eine erste Priorisierung der Ideen gab.

Als Vorbereitung habe ich hierzu eine Flip Chart vorbereitet, die Platz gibt für genau vier Ideen. Jede Idee wird durch einen Bilderrahmen symbolisiert. Innerhalb des Bilderrahmens wurde ein Klarsichtmäppchen angeklebt, bei dem vorgängig der Streifen mit der Lochung entfernt wurde. So gab es vier Bilderrahmen, in die seitlich die Top-Ideen eingefügt werden konnten.

Im Rahmen des Meetings wurden dann alle Ideen durch Teilnehmer diskutiert. Wurde aufgrund der Diskussion eine neue Idee zur Top-Idee erkoren, so wurde diese Situation dann „real-time“ an der Flip Chart nachgeführt. Dies war einfach möglich, indem der Zettel mit der neuen Idee in die entsprechende Klarsichthülle geschoben wurde, anstelle der nun veralteten Top-Idee. Was wiederum zu neuen spannenden Diskussionen führte.

Anmerkung:

Eine solche Flip Chart lässt sich in den verschiedensten Situation zur Anwendung bringen, wenn es darum geht, Entscheide herbeizuführen, resp. sie zu visualisieren.

So kann gerade auch in Retrospektiven diese Flip Chart zur Anwendung gebracht werden, wenn es in der Phase „Define Action“ darum geht, Massnahmen zu definieren, die sich aus der Retrospektive ergeben. 

Je nach Situation füllt man die vier Klarsichthüllten mit mit maximal vier Massnahmen, oder nutzt noch weitere Flip Charts, die analog aufgebaut sind, um mehr als vier Massnahmen durch die Teilnehmer definieren zu lassen.

Flip Chart: Geschichten erzählen

Flip Charts eignen sich hervorragend, wenn es darum geht, Geschichten zu erzählen und diese gemeinsam mit den Teilnehmern zu entwickeln. Hierzu bereite ich in der Regel die Flip Chart vor, wie auch die Elemente, mit der ich diese im Laufe der Erzählung anreichere. Ein Bespiel, wie so etwas aussehen könnte ist eine Flip Chart, die ich erstellt habe, um den Design Thinking Prozess zu erklären und wie wir diesen in unserem Unternehmen im Rahmen einer Customer Journey anwenden.

Durchlauf Nr. 1: Was ist Design Thinking?

Im ersten Teil der Präsentation ging es einmal darum, die verschiedenen Phasen des Design Thinking Prozesses zu erklären. Hierzu wurden die einzelnen Phasen des Prozesses visualisiert. Wichtig hier bei ist mir immer, dass man eine Phase benennt, aber auch zusätzlich noch durch ein Bild/Symbol unterlegt, um die Teilnehmer auf unterschiedliche Arten abholen zu können.

Durchlauf Nr. 2: Adaption auf den eigenen Prozess

Im zweiten Teil der Präsentation ging es darum, aufzuzeigen, wie die einzelnen Schritte auf unsere Prozesse adaptiert wurden. D.h. es wurde zu jedem Prozessschritt aufgezeigt, wie dieser bei uns umgesetzt wurde und was ihn ausmacht.

 

Um die Teilnehmer auf dieser Reise mitzunehmen wurde für jeden Schritt der Customer Journey ein neues Symbol geschaffen, das über das ursprüngliche Symbol gelegt wurde. Dadurch ist für den Zuhörer jederzeit nachvollziehbar, wo im Prozess er sich gerade findet.

So setzt sich die Geschichte nach und noch vor den Augen des Zuhörers zu einem Gesamtbild zusammen.

Die neuen Bilder wurden hierfür vorgängig gezeichnet, anschliessend laminiert. Hierzu eignet sich nicht glänzende Laminierungsfolie, da die glänzende Folie je nach Lichteinfall das Bild verzerrt.

Anmerkung: 

In obigem Beispiel habe ich meine Empfehlung selber nicht gelebt und glänzende Folie verwendet 😉

Auf der Rückseite der laminierten Bilder wurde wieder ablösbarer Leim aufgebracht, sodass die Grafiken auf der Flip Chart haften. Hervorragend eignet sich hierfür der Removable Stick“ von Scotch.

Material: Removable Stick von Scotch

Der Removable Stick von Scotch eignet sich hervorragend, um Bilder/Dokumente auf einer Flip Chart aufzukleben. Die besondere Eigenart des Stiftes besteht darin, dass sich die Rückstände wieder entfernen lassen. Damit auch „schwerere Bilder“ wie beispielsweise laminierte Grafiken haften bleiben, empfiehlt es sich, die Rückseite des aufzuklebenden Bildes mehrmals mit dem Stift zu beschreiben. Bei Flip Charts die immer wieder verwendet werden, entferne ich die Rückstände nicht sondern streiche vor einer Präsentation immer wieder drüber. So gibt sich im Laufe der Zeit eine gut klebende Rückseite auf den immer wieder zu applizierenden Grafiken.

 

 

Flip Chart: Vorstellung der Teilnehmer

Flip Charts setzte ich sehr gerne ein, um Prozesse oder Abläufe zu visualisieren. Sie eignen sich auch hervorragend als Hilfsmittel, um Geschichten zu erzählen. Das nachfolgende Beispiel stellt einen Ablauf dar, gemäss dem sich die Teilnehmer eines Workshops vorzustellen haben.

Hierbei wurde der Flip Chart in vier Quadranten unterteilt. Jedem Quadrant ist ein Thema zugeordnet, zu dem der Kursteilnehmer einige Worte zu verlieren hat. Die Pfeile geben die Richtung an, gemäss die Themen zu bearbeiten sind. Das Zentrum wird durch eine Aktivität hervorgehoben, die im Anschluss an die Vorstellungsrunde mit allen Teilnehmern im Plenum gemeinsam durchgeführt wird. Das obige Beispiel zeigt eine einfache Art und Weise, wie Themen und Abläufe miteinander kombiniert werden können.

Zudem ist diese Struktur sehr einfach anpassbar. Ob zwei oder vier Themen. Ob drei oder fünf Aktivitäten. Durch Zusammenfassung von Quadraten und dem Ausarbeiten oder Weglassen des Zentrums kann diese Darstellung für die verschiedensten Strukturen verwendet werden.