Flip Chart: Priorisierung

Häufig geht es um das Thema der Priorisierung. In einem Meeting, einem Workshop oder in einer Retrospektive hat man Themen/Punkte gesammelt, die ein einem nächste Prozessschritt zu priorisieren sind. Es gibt zahlreiche Methoden, die einen Moderator helfen, zielgerichtet eine Priorisierung durchzuführen. Doch auf diese ich hier nicht eingehen. Inhalt dieses Artikels ist die Darstellung der priorisierten Ideen auf einer Flip Chart und die Möglichkeit, diese Priorisierung ad hoc ändern zu können/zu wollen.

Als Beispiel dient eine Situation aus meinem Arbeitsalltag, bei der es darum ging, am Ende vier Ideen zu definieren, die im Anschluss an das Meeting in einen nächste Prozessschritt überführt werden sollen. Die Teilnehmer hatten im Vorfeld zu dem Meeting die Ideen bereits priorisiert, sodass es schon eine erste Priorisierung der Ideen gab.

Als Vorbereitung habe ich hierzu eine Flip Chart vorbereitet, die Platz gibt für genau vier Ideen. Jede Idee wird durch einen Bilderrahmen symbolisiert. Innerhalb des Bilderrahmens wurde ein Klarsichtmäppchen angeklebt, bei dem vorgängig der Streifen mit der Lochung entfernt wurde. So gab es vier Bilderrahmen, in die seitlich die Top-Ideen eingefügt werden konnten.

Im Rahmen des Meetings wurden dann alle Ideen durch Teilnehmer diskutiert. Wurde aufgrund der Diskussion eine neue Idee zur Top-Idee erkoren, so wurde diese Situation dann „real-time“ an der Flip Chart nachgeführt. Dies war einfach möglich, indem der Zettel mit der neuen Idee in die entsprechende Klarsichthülle geschoben wurde, anstelle der nun veralteten Top-Idee. Was wiederum zu neuen spannenden Diskussionen führte.

Anmerkung:

Eine solche Flip Chart lässt sich in den verschiedensten Situation zur Anwendung bringen, wenn es darum geht, Entscheide herbeizuführen, resp. sie zu visualisieren.

So kann gerade auch in Retrospektiven diese Flip Chart zur Anwendung gebracht werden, wenn es in der Phase „Define Action“ darum geht, Massnahmen zu definieren, die sich aus der Retrospektive ergeben. 

Je nach Situation füllt man die vier Klarsichthüllten mit mit maximal vier Massnahmen, oder nutzt noch weitere Flip Charts, die analog aufgebaut sind, um mehr als vier Massnahmen durch die Teilnehmer definieren zu lassen.

Flip Chart: Geschichten erzählen

Flip Charts eignen sich hervorragend, wenn es darum geht, Geschichten zu erzählen und diese gemeinsam mit den Teilnehmern zu entwickeln. Hierzu bereite ich in der Regel die Flip Chart vor, wie auch die Elemente, mit der ich diese im Laufe der Erzählung anreichere. Ein Bespiel, wie so etwas aussehen könnte ist eine Flip Chart, die ich erstellt habe, um den Design Thinking Prozess zu erklären und wie wir diesen in unserem Unternehmen im Rahmen einer Customer Journey anwenden.

Durchlauf Nr. 1: Was ist Design Thinking?

Im ersten Teil der Präsentation ging es einmal darum, die verschiedenen Phasen des Design Thinking Prozesses zu erklären. Hierzu wurden die einzelnen Phasen des Prozesses visualisiert. Wichtig hier bei ist mir immer, dass man eine Phase benennt, aber auch zusätzlich noch durch ein Bild/Symbol unterlegt, um die Teilnehmer auf unterschiedliche Arten abholen zu können.

Durchlauf Nr. 2: Adaption auf den eigenen Prozess

Im zweiten Teil der Präsentation ging es darum, aufzuzeigen, wie die einzelnen Schritte auf unsere Prozesse adaptiert wurden. D.h. es wurde zu jedem Prozessschritt aufgezeigt, wie dieser bei uns umgesetzt wurde und was ihn ausmacht.

 

Um die Teilnehmer auf dieser Reise mitzunehmen wurde für jeden Schritt der Customer Journey ein neues Symbol geschaffen, das über das ursprüngliche Symbol gelegt wurde. Dadurch ist für den Zuhörer jederzeit nachvollziehbar, wo im Prozess er sich gerade findet.

So setzt sich die Geschichte nach und noch vor den Augen des Zuhörers zu einem Gesamtbild zusammen.

Die neuen Bilder wurden hierfür vorgängig gezeichnet, anschliessend laminiert. Hierzu eignet sich nicht glänzende Laminierungsfolie, da die glänzende Folie je nach Lichteinfall das Bild verzerrt.

Anmerkung: 

In obigem Beispiel habe ich meine Empfehlung selber nicht gelebt und glänzende Folie verwendet 😉

Auf der Rückseite der laminierten Bilder wurde wieder ablösbarer Leim aufgebracht, sodass die Grafiken auf der Flip Chart haften. Hervorragend eignet sich hierfür der Removable Stick“ von Scotch.

Flip Chart: Agenda

Für die Darstellung von Abläufen, die Übersicht über die Struktur eines Tages oder den Aufbau eines Kurses oder Workshops eignen sich Flip Charts hervorragend. Man kann den Teilnehmer während des Tages durch den Ablauf mitnehmen. Ihm Sicherheit vermitteln, indem er durch einen Blick auf die Agenda jederzeit weiss, wo im Prozess er sich gerade findet. Durch aktives Bearbeiten der einzelnen Agenda-Punkten sieht der Teilnehmer jederzeit, welche Themen bereits bearbeitet wurden und was als nächstes angedacht ist.

Die meisten Agenden bestehen aus einer simplen Auflistung der zu behandelnden Themen/Punkte. Im Fall des von mir konzipierten Agile Bootcamps hatte ich mich entschieden, für die Darstellung der einzelnen Agendapunkte Bilder zu verwenden, da ein Bild schneller zu lesen ist, als geschriebene Worte.

Hinsichtlich Aufbau  wurde die Flip Chart selber in zwei vertikale Zonen unterteilt. Jede dieser beiden Zonen enthält als Inhalt den Ablauf eines halben Tags. Der Bereich zwischen den beiden Zonen wird für die Darstellung der Pause für das Mittagessen genutzt.

Jeder einzelnen Punkt der Agenda wurde durch ein typisches Bild dargestellt, dass den Inhalt des jeweiligen Agendapunkts kurz zusammenfasst. Durch diese Form der Darstellung soll der Betrachter einerseits neugierig gemacht werden auf das was noch kommt. Auf der anderen Seite soll das Bild ein Déjà-Vu erzeugen, wenn er Kursteilnehmer das Tagesgeschehen Revue passieren lässt.

Ein Pfeil gibt an, wo gerade man sich als Moderator, zusammen mit dem Team im Tagesablauf befindet.

 

Zeichentrickfilm digital erstellt

Meinen ersten, digital erstellten Zeichentrickfilm habe ich in auf dem iPad Pro gezeichnet. Hierbei kam die App Procreate von Savage Interactive Pty Ltd zum Einsatz.

Für die Herstellung des Zeichentrickfilms wurden zahlreiche Einzelbilder erstellt. Jedes dieser Einzelbilder wurde auf eine eigenen Layer gezeichnet. Zusätzlich wurde darauf geachtet, dass für jedes einzelne Bild die eigentliche Zeichnung und das dazu gehörige Coloring, resp. die Schattierung getrennt wurde.  Dies hatte zur Folge, dass jedes Bild seinerseits aus verschiedenen Schichten aufgebaut wurde.

Ein solcher Aufbau erleichtert Änderungen im Nachhin, da man nur den jeweiligen, betroffenen Layer überarbeiten oder neu erstellen muss und nicht das gesamte Bild. Die einzelnen, aus mehreren Layern bestehenden Bilder wurden im Anschluss als Image abgespeichert und in Magix Video Deluxe importiert. In dieser Videobearbeitungssoftware erfolgte das Schneiden und Vertonen der einzelnen Bilder zu obiger Filmsequenz.

 

Flip Chart: Starfish

Beim Starfish (Seestern) handelt es sich um eine Methode, die ich in meiner Rolle als Scrum Master/Agile Coach kennen gelernt habe. Den  Teilnehmern einer Retrospektive werden verschiedene Brillen angeboten, durch die sie eine Zeitspanne kritisch Revue passieren lassen können.

Für die Visualisierung des Starfish wurde ein Seestern verwendet, bei dem jeder der Arme eine der verschiedenen Brillen/Perspektiven darstellt.

Der Input der Teilnehmer wird von diesen auf Post-Its notiert und anschliessend auf der Flip Chart auf dem entsprechenden Arm des Seesterns angebracht.

Hierbei ist darauf zu achten, dass die Arme breit genug gezeichnet werden, damit genügend Fläche auf der Flip Chart vorhanden ist, auf die die Teilnehmer ihre Post-Its pinnen können.

Für die Umrandungen wurden Neuland Moderationsstifte verwendet, die Kolorierung erfolgte mittels Wachskreide.

Flip Chart: Teilnehmer Begrüssung

Beim Agile Bootcamp handelt es sich um einen Workshop, in dem ich Teilnehmern das agile Mindset näher bringe und es ihnen ermöglichen, zu erleben, was es heisst, ein Projekt agil voranzutreiben. Für die Begrüssung der Teilnehmer des Workshops Agile Bootcamp hatte ich nachfolgende Flip Chart gestaltet.

Aufbau der Flip Chart:

Die Flip Chart ist in zwei Teile gegliedert. Einen oberen Teil mit dem Titel der Veranstaltung. Sowie einen unteren Teil, in dem die Willkommensbotschaft an die Teilnehmer platziert wurde.

Die Flip Chart soll so wirken, dass ein Blatt mit dem aktuellen Content (hier der Teilnehmerbegrüssung) in die Flip Chart der Veranstaltung geschoben wird. Dies wurde versucht durch Schattierungen darzustellen.

Als weiterführende Idee könnte man sich vorstellen, die Idee der beiden ineinander gesteckten Blätter auch praktisch umzusetzen. Hierzu müsste man unterhalb des Titels mit einem Cutter einen feinen horizontalen Schnitt machen. Den eigentlichen Content auf einem zweiten Batt visualisieren und durch den Schnitt schieben.

So könnten man den Hintergrund während eines Workshops beibehalten und den Inhalt dem jeweiligen Thema anpassen.

Materialien:

Für die Schrift wurde ein normale Moderationsstift mit Keilspitze verwendet. Die Prägnanz des Titels könnte noch gesteigert werden, indem man für den Text einen dickeren Stift verwendet. Hier würde sich BigOne von Neuland anbieten.

Flip Chart: Begrüssung der Teilnehmer

Nachfolgendes Beispiel zeigt eine von mir gestaltete Flip Chart zur Begrüssung der Teilnehmer eines Brown Bag Lunch.

Die einzelnen Informationen werden in verschiedenen Textcontainern auf der Flip Chart angeordnet und geben den einzelnen Inhalten einen Halt. Als Gestaltungselement wurden für die Container Bilderrahmen verwendet. Der eigentliche Text wird durch einen Rahmen in Form eines Blattes eingefasst und gibt so dem ganzen einen optischen Halt.

Der Nachteil bei dieser Form der Visualisierung besteht darin, dass das Bild sehr unruhig wirkt und der Blick nicht wirklich geführt wird.