Flip Chart: Priorisierung

Häufig geht es um das Thema der Priorisierung. In einem Meeting, einem Workshop oder in einer Retrospektive hat man Themen/Punkte gesammelt, die ein einem nächste Prozessschritt zu priorisieren sind. Es gibt zahlreiche Methoden, die einen Moderator helfen, zielgerichtet eine Priorisierung durchzuführen. Doch auf diese ich hier nicht eingehen. Inhalt dieses Artikels ist die Darstellung der priorisierten Ideen auf einer Flip Chart und die Möglichkeit, diese Priorisierung ad hoc ändern zu können/zu wollen.

Als Beispiel dient eine Situation aus meinem Arbeitsalltag, bei der es darum ging, am Ende vier Ideen zu definieren, die im Anschluss an das Meeting in einen nächste Prozessschritt überführt werden sollen. Die Teilnehmer hatten im Vorfeld zu dem Meeting die Ideen bereits priorisiert, sodass es schon eine erste Priorisierung der Ideen gab.

Als Vorbereitung habe ich hierzu eine Flip Chart vorbereitet, die Platz gibt für genau vier Ideen. Jede Idee wird durch einen Bilderrahmen symbolisiert. Innerhalb des Bilderrahmens wurde ein Klarsichtmäppchen angeklebt, bei dem vorgängig der Streifen mit der Lochung entfernt wurde. So gab es vier Bilderrahmen, in die seitlich die Top-Ideen eingefügt werden konnten.

Im Rahmen des Meetings wurden dann alle Ideen durch Teilnehmer diskutiert. Wurde aufgrund der Diskussion eine neue Idee zur Top-Idee erkoren, so wurde diese Situation dann „real-time“ an der Flip Chart nachgeführt. Dies war einfach möglich, indem der Zettel mit der neuen Idee in die entsprechende Klarsichthülle geschoben wurde, anstelle der nun veralteten Top-Idee. Was wiederum zu neuen spannenden Diskussionen führte.

Anmerkung:

Eine solche Flip Chart lässt sich in den verschiedensten Situation zur Anwendung bringen, wenn es darum geht, Entscheide herbeizuführen, resp. sie zu visualisieren.

So kann gerade auch in Retrospektiven diese Flip Chart zur Anwendung gebracht werden, wenn es in der Phase „Define Action“ darum geht, Massnahmen zu definieren, die sich aus der Retrospektive ergeben. 

Je nach Situation füllt man die vier Klarsichthüllten mit mit maximal vier Massnahmen, oder nutzt noch weitere Flip Charts, die analog aufgebaut sind, um mehr als vier Massnahmen durch die Teilnehmer definieren zu lassen.

Flip Chart: Starfish

Beim Starfish (Seestern) handelt es sich um eine Methode, die ich in meiner Rolle als Scrum Master/Agile Coach kennen gelernt habe. Den  Teilnehmern einer Retrospektive werden verschiedene Brillen angeboten, durch die sie eine Zeitspanne kritisch Revue passieren lassen können.

Für die Visualisierung des Starfish wurde ein Seestern verwendet, bei dem jeder der Arme eine der verschiedenen Brillen/Perspektiven darstellt.

Der Input der Teilnehmer wird von diesen auf Post-Its notiert und anschliessend auf der Flip Chart auf dem entsprechenden Arm des Seesterns angebracht.

Hierbei ist darauf zu achten, dass die Arme breit genug gezeichnet werden, damit genügend Fläche auf der Flip Chart vorhanden ist, auf die die Teilnehmer ihre Post-Its pinnen können.

Für die Umrandungen wurden Neuland Moderationsstifte verwendet, die Kolorierung erfolgte mittels Wachskreide.

Flip Chart: Teilnehmer Begrüssung

Beim Agile Bootcamp handelt es sich um einen Workshop, in dem ich Teilnehmern das agile Mindset näher bringe und es ihnen ermöglichen, zu erleben, was es heisst, ein Projekt agil voranzutreiben. Für die Begrüssung der Teilnehmer des Workshops Agile Bootcamp hatte ich nachfolgende Flip Chart gestaltet.

Aufbau der Flip Chart:

Die Flip Chart ist in zwei Teile gegliedert. Einen oberen Teil mit dem Titel der Veranstaltung. Sowie einen unteren Teil, in dem die Willkommensbotschaft an die Teilnehmer platziert wurde.

Die Flip Chart soll so wirken, dass ein Blatt mit dem aktuellen Content (hier der Teilnehmerbegrüssung) in die Flip Chart der Veranstaltung geschoben wird. Dies wurde versucht durch Schattierungen darzustellen.

Als weiterführende Idee könnte man sich vorstellen, die Idee der beiden ineinander gesteckten Blätter auch praktisch umzusetzen. Hierzu müsste man unterhalb des Titels mit einem Cutter einen feinen horizontalen Schnitt machen. Den eigentlichen Content auf einem zweiten Batt visualisieren und durch den Schnitt schieben.

So könnten man den Hintergrund während eines Workshops beibehalten und den Inhalt dem jeweiligen Thema anpassen.

Materialien:

Für die Schrift wurde ein normale Moderationsstift mit Keilspitze verwendet. Die Prägnanz des Titels könnte noch gesteigert werden, indem man für den Text einen dickeren Stift verwendet. Hier würde sich BigOne von Neuland anbieten.

Retrospektive: Was ist das?

In agilen Umfeldern finden regelmässig Retrospektiven statt.   Hierbei handelt es sich um Team-Meetings, deren zentraler Kern darin besteht, aus der Vergangenheit zu lernen und sich selber, das eigenen Team und die Prozesse in denen man sich befindet, kontinuierlich zu verbessern. Gut strukturierte Retrospektiven sind in fünf Schritte unterteilt:

  1. Set the Stage: Die Phase des Meetings, in der das Team zusammen kommt, sich auf die anstehende Retrospektive einstimmt und eine gemeinsame Basis schafft.
  2. Gather Data: Daran schliesst sich die Phase der Themensammlung an. Die Mitarbeiter werden dazu motiviert, die Themen zu benennen, über die im Rahmen der Retrospektive diskutiert werden soll.
  3. Generate Insides: Interativ werden in der dritten Phase die Themen gemäss ihrer Priorität bearbeitet und vertiefte Einsichten erarbeitet.
  4. Define Action: Für jedes vertieft bearbeitete Thema sind Massnahmen und Verantwortlichkeiten zu definieren, um einen Mehrwert aus der Retrospektive zu generieren.
  5. Closure: Der Abschluss der Retrospektive. Er dient dazu, die gerade durchgeführte Retrospektive zu reflektieren, einen würdigen Abschluss zu finden, um den Geist wieder auf die anstehenden Arbeiten zu lenken.

Während meiner Zeit als Scrum-Master und Agile Coach hatte ich sehr stark visuelle Elemente eingesetzt, um die Teilnehmer durch die einzelnen Phasen zu führen und bestimmte Resultate zu erzielen. Die hierzu verwendeten Visualisierungen werden ebenfalls im Rahmen des Blogs vorgestellt, da sie auch in anderen Veranstaltungen und Meetings zur Anwendung kommen können.